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Approfondimenti sulla Posta Elettronica Certificata (PEC)

Da Camera di Commercio di Milano MonzaBrianza Lodi.

Adempimenti RI/REA

DEFINIZIONE
La Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) è un sistema di posta elettronica, regolata da un’apposita normativa, rilasciata da un gestore autorizzato che consente di scambiare messaggi (e documenti allegati) con la massima sicurezza e con lo stesso valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno.

La trasmissione viene considerata di Posta Certificata solo se entrambi gli interlocutori (mittente e destinatario) dispongono di caselle PEC, anche facenti capo a gestori autorizzati diversi.


IMPRESE OBBLIGATE A COMUNICARE LA PROPRIA P.E.C. AL REGISTRO DELLE IMPRESE 

  • Sono obbligate a comunicare la propria casella di Posta Elettronica Certificata, per la sua iscrizione nel Registro Imprese, tutte le "imprese costituite in forma societaria” (art. 16, comma 6 del D.L. n. 185/2008, convertito nella L. 2/2009), quindi tutte le società con qualsiasi natura giuridica.

    Sono pertanto tenute alla comunicazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata le società di persone e le società di capitali comprese anche:

    - le società in liquidazione
    - ​le società semplici
    - le cooperative in qualsiasi forma costituite
    - le società consortili
    - le sedi secondarie di società straniere


  • Sono obbligate a comunicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata anche le imprese individuali (art. 5 Legge 17 dicembre 2012, n. 221, in vigore dal 19 dicembre 2012, che ha convertito con modificazioni il decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179 in vigore dal 20 ottobre 2012).
    Eventuali imprese individuali già iscritte al Registro Imprese alla data del 20/10/2012 (data di entrata in vigore del decreto legge che ha introdotto l'obbligo), attive ma soggette a procedure concorsuali non sono invece obbligate ad iscrivere la P.E.C.


La domanda di iscrizione del solo indirizzo PEC da parte delle società e delle imprese individuali è esente da imposta di bollo e da diritti di segreteria.


  • Dal 1° gennaio 2013 è stato infine introdotto l’obbligo anche per il curatore fallimentare di comunicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, entro dieci giorni dalla prorpia nomina. Lo stesso obbligo è previsto anche per il commissario giudiziale del concordato preventivo, il commissario liquidatore ed il commissario giudiziale dell’amministrazione straordinaria delle grandi imprese in crisi (art. 1, comma 19 della legge n. 228/2012).

    Il ritardo nella comunicazione comporta l'applicazione della sanzione amministrativa di cui all'art. 2194 c.c.

    ATTENZIONE: la PEC del curatore/commissario giudiziale/commissario liquidatore, si riferisce alla procedura concorsuale in atto e non all'impresa e pertanto non può essere comunicata in sostituzione della PEC dell'impresa, ma solo in aggiunta alla stessa.

    La comunicazione della PEC da parte del curatore è soggetta al pagamento del solo diritto di segreteria da 10,00 Euro.
    La comunicazione della PEC da parte del commissario giudiziale e del commissario liquidatore è soggetta al pagamento del diritto di segreteria da 30,00 Euro e dell'imposta di bollo (Euro 65,00 per società di capitali, Euro 59,00 per società di persone, Euro 17,50 per imprese individuali).



SOGGETTI NON OBBLIGATI ALLA COMUNICAZIONE DELLA PROPRIA P.E.C. AL REGISTRO IMPRESE

Non hanno l’obbligo di comunicare la P.E.C.:

  • le società e le imprese individuali che presentano (o hanno presentanto) istanza di cancellazione al Registro Imprese
  • le imprese individuali già iscritte al Registro Imprese alla data del 20/10/2012 (data di entrata in vigore del decreto legge che ha introdotto l'obbligo), attive ma soggette a procedure concorsuali.


Hanno la facoltà di comunicare la P.E.C. i seguenti soggetti:

  • i consorzi
  • i G.E.I.E.
  • le associazioni
  • le fondazioni
  • le aziende speciali (iscritte al RI/REA)
  • le unità locali in Italia di società estere.

In questi casi la comunicazione è soggetta al pagamento del relativo diritto di segreteria e dell’imposta di bollo.


COME RICHIEDERE UNA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

Per richiedere una Casella di Posta Elettronica Certificata è necessario rivolgersi a un gestore abilitato iscritto nell'elenco pubblicato sul sito dell’Agenzia per l'Italia Digitale (link [1]).


QUALI CARATTERISTICHE DEVE AVERE LA P.E.C. DA ISCRIVERE AL REGISTRO IMPRESE

Esistenza e validità dell'indirizzo P.E.C.

L'indirizzo P.E.C. comunicato al Registro Imprese deve essere esistente, valido e attivo al momentro della comunicazione. 

Univocità della P.E.C.
Per le imprese individuali e per le società è necessario che l’indirizzo PEC di cui si chiede l'iscrizione sia riconducibile esclusivamente ed univocamente all’impresa/società stessa, senza possibilità di domiciliazione presso soggetti terzi (Lettera-Circolare del Ministero dello Sviluppo Economico del 2 aprile 2013, Prot. 005368 e Circolare del Ministero dello Sviluppo Economico n. 3670/C del 23 giugno 2014). 

P.E.C. con dominio "@postacertificata.gov.it"
Non è possibile comunicare come Casella PEC dell'impresa quella con il dominio '@postacertificata.gov.it'
(PEC del cittadino), in quanto la casella PEC @postacertificata.gov.it , è stata introdotta con la finalità di attribuire senza oneri una casella di PEC ai cittadini che ne facciano richiesta, ed è destinata esclusivamente alle comunicazioni tra Pubblica Amministrazione e Cittadino, e viceversa (articolo 16 bis, comma 5 della legge 2/2009).


COME COMUNICARE/VARIARE L'INDIRIZZO P.E.C. AL REGISTRO IMPRESE

 La comunicazione/variazione della P.E.C. al Registro Imprese avviene attraverso una pratica telematica di Comunicazione Unica che può essere predisposta utilizzando i seguenti strumenti:

- Comunica Starweb: modalità di compilazione (Leggi

Comunicazione PEC con Starweb per le imprese individuali

  1. collegarsi al sito http://starweb.infocamere.it ed inserire la user-id e la password utilizzati per l’accesso al sistema Telemaco
  2. selezionare la regione su cui operare (Lombardia) e cliccare su “Continua
  3. selezionare dal menù 'Comunicazione Unica Impresa' la voce “Variazione”
  4. inserire la provincia della “Camera di Commercio destinataria
  5. inserire le informazioni nei campi “CCIAA sede” e “Nr. REA sedeoppure solo il “Codice fiscale” dell’impresa e cliccare sul tasto “Dati Impresa
  6. dalla “lista imprese trovate” selezionare l’impresa. In automatico verranno compilate, con i dati presenti nel R.I., le altre informazioni (denominazione, sede ed attività)
  7. Dalla voce “Dati Sede” selezionare il riquadro “PEC” e cliccare su “Continua”
  8. nel campo “Dal” inserire la data di invio della pratica e compilare il campo “E-mail certificata” con l'indirizzo di posta elettronica certificata dell'impresa individuale.
    Non è possibile inserire un indirizzo P.E.C. riferito ad un soggetto terzo, es. commercialista (l'indirizzo PEC deve essere univocamente ed esclusivamente riconducibile all'impresa); l'indirizzo deve essere valido e attivo al momento dell'invio.
  9. cliccare su “Avanti” per procedere alla predisposizione della pratica per l’invio (scarico, apposizione firma digitale etc.).

comunicazione PEC con Starweb per le società

  1. collegarsi al sito http://starweb.infocamere.it ed inserire la user-id e la password utilizzati per l’accesso a Telemaco
  2. selezionare la regione su cui operare (Lombardia) e cliccare su “Continua
  3. selezionare la voce “Variazione
  4. inserire la provincia della “Camera di Commercio destinataria
  5. inserire le informazioni nei campi “CCIAA sede” e “Nr. REA sedeoppure solo il “Codice fiscale” dell’impresa e cliccare sul tasto “Dati Impresa
  6. dalla “lista imprese trovate” selezionare l’impresa. In automatico verranno compilate, con i dati presenti nel R.I., le altre informazioni (denominazione, sede ed attività) e verrà proposto l’elenco delle possibili variazioni.
  7. selezionare in “Dati Sede” la voce “PEC” e cliccare su “Continua
  8. compilare il campo “E-mail certificata” ed inserire nel campo “Data Atto” la data di invio della pratica.
    Non è possibile inserire un indirizzo P.E.C. riferito ad un soggetto terzo, es. commercialista (l'indirizzo PEC deve essere univocamente ed esclusivamente riconducibile all'impresa); l'indirizzo deve essere valido e attivo al momento dell'invio.
  9. cliccare su “Avanti” per procedere alla predisposizione della pratica per l’invio (scarico, apposizione firma digitale etc.)


)

- ComunicaFedra (utilizzabile per tutte le imprese ad esclusione delle imprese individuali): modalità di compilazione (Leggi
  1. selezionare il modello base S2: i riquadri “A – Estremi di iscrizione” e “B – Estremi dell’atto” sono già selezionati in quanto la loro compilazione è obbligatoria
  2. selezionare per la compilazione il riquadro 5
  3. compilare il modello S2 completando i dati richiesti nei riquadri obbligatori (nel riq “B – Estremi dell’atto” indicare come data atto quella di presentazione della pratica)
  4. nel riquadro “5 –Indirizzo della sede legale” compilare il campo “e-mail certificata
  5. cliccare su “Applica”.
  6. comparirà una maschera nella quale verrà richiesto se si vuole riflettere la modifica nell’anagrafica dell’impresa. Selezionando “” il dato relativo alla PEC sarà memorizzato in anagrafica.
  7. procedere alla predisposizione della pratica per l’invio (scarico, apposizione firma digitale etc.)


)

- modalità semplificata on-line (Pratica semplice - Iscrizione PEC): ulteriori informazioni e modalità di compilazione (Leggi

E’ disponibile una modalità semplificata per la comunicazione della PEC che può essere utilizzata da:

- legali rappresentanti
- consiglieri
- amministratori
- soci di s.n.c. e società semplice
- soci accomandatari di s.a.s.
- titolare di impresa individuale.

Per l’utilizzo della procedura semplificata on-line è necessario disporre del solo dispositivo di firma digitale.

Per accedere all’applicativo basta collegarsi all’indirizzo internet http://pec-registroimprese.infocamere.it

L’adempimento predisposto con la procedura semplificata è totalmente gratuito (non vengono applicate tariffe di spedizione).

Tutte le ricevute inerenti la pratica vengono inviate all’indirizzo PEC dell'impresa e all’eventuale ulteriore indirizzo e-mail indicato nella maschera di compilazione.



)

- altri software compatibili.


COSA DEVE FARE L'IMPRESA SE L'INDIRIZZO P.E.C. COMUNICATO AL REGISTRO IMPRESE RISULTA SCADUTO, NON ATTIVO, REVOCATO O CANCELLATO D'UFFICIO

Se la casella PEC comunicata al Registro imprese:

  • risulta scaduta e non è rinnovabile/riattivabile (non viene rinnovata/riattivata dal gestore del servizio)
  • è stata revocata dal gestore
  • è stata cancellata d'ufficio dal Registro Imprese in quanto risultante revocata, inattiva, inesistente

occorre comunicare al Registro delle Imprese un nuovo indirizzo PEC valido e attivo, dopo averlo richiesto ad uno dei gestori abilitati iscritti nell'elenco pubblicato sul sito dell’Agenzia per l'Italia Digitale (link [1]).

Se invece la PEC, risultante iscritta al Registro Imprese, è scaduta/non attiva, ma viene rinnovata/riattivata dal gestore del servizio, anche successivamente alla scadenza, non è necessario effettuare alcuna comunicazione aggiuntiva al Registro Imprese; in questo caso infatti l'indirizzo PEC rinnovato corrisponde a quello che risulta già iscritto al Registro Imprese.

 

COSA SUCCEDE SE UNA SOCIETÀ NON COMUNICA LA PROPRIA PEC AL REGISTRO DELLE IMPRESE?

L’ufficio del Registro delle Imprese che riceve una domanda di iscrizione/denuncia da parte di un’impresa costituita in forma societaria che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, anche a seguito di cancellazione d'ufficio dell'indirizzo, in luogo dell’irrogazione della sanzione prevista dall’articolo 2630 del codice civile, sospende la domanda/denuncia per tre mesi, in attesa che essa sia integrata con l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata. Trascorso tale periodo ed in continua assenza della P.E.C., la domanda/denuncia viene rifiutata/rigettata (comma 6bis all’art. 16 del d.l. n. 185/2008 aggiunto dall'art. 37 del d.l. n. 5/2012, convertito con modificazioni dalla legge n. 35/2012 e Parere del Consiglio di Stato diffuso dal Ministero dello Sviluppo Economico con propria circolare n. 3660/C del 24/04/2013).


COSA SUCCEDE SE UNA IMPRESA INDIVIDUALE NON COMUNICA LA PROPRIA PEC AL REGISTRO DELLE IMPRESE?
L'ufficio del Registro delle Imprese che riceve una domanda di iscrizione/denuncia da parte di un'impresa individuale che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, anche a seguito di cancellazione d'ufficio dell'indirizzo, in luogo dell'irrogazione della sanzione prevista, sospende la domanda/denuncia fino ad integrazione della stessa con l’indirizzo di posta elettronica certificata e comunque per 45 giorni; trascorso tale periodo ed in continua assenza della P.E.C., la domanda/denuncia si intende non presentata e di conseguenza rifiutata/rigettata (art. 5, comma 2 del decreto legge n. 179/2012, convertito con modificazioni nella legge n. 221/2012).


RIFERIMENTI NORMATIVI


  • Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e Decreto legge 21 giugno 2013, n. 69
    Codice dell'amministrazione digitale (Leggi

    Il CAD prescrive che le amministrazioni utilizzino la PEC per comunicare con i soggetti interessati che ne facciano richiesta (Art. 6) e si dotino di una casella PEC per ciascun registro di protocollo (Art. 47, c. 3).
    Inoltre stabilisce che le comunicazioni di documenti tra le PA siano valide, ai fini della verifica della provenienza, se trasmesse attraverso sistemi di PEC (Art. 47, c. 2).
    In base all'Art. 48, la trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante PEC. Tale trasmissione equivale alla notificazione per mezzo della posta.



    ) - Visualizza il testo completo 
  • Art. 16, comma 6 del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito nella legge 28 gennaio 2009, n. 2 (Leggi

    Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al Registro Imprese o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse, garantendo l'interoperabilità con analoghi sistemi internazionali. Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al Registro Imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata. L'iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata nel Registro Imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria.



    ) - Visualizza il testo completo 
  • Legge 28 gennaio 2009, n. 2
    Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, recante misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale (G.U. n. 22 del 28 gennaio 2009, S.O. n. 14) (Leggi

    La legge introduce l'obbligatorietà della PEC per le imprese costituite in forma societaria e per i professionisti iscritti agli Ordini. Gli Enti pubblici sono invece tenuti a pubblicare i propri indirizzi PEC sull'Indice delle PA. Inoltre, tutte le comunicazioni tra Enti pubblici, professionisti ed imprese possono avvenire via PEC, senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne.



    ) - Visualizza il testo completo 
  • Legge 17 dicembre 2012, n. 221
    Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, recante ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese (G.U. Serie Generale, n. 294 del 18/12/2012)
    Art. 5 Posta elettronica certificata (Leggi
    1. L'obbligo di cui all'articolo 16, comma 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, come modificato dall'articolo 37 del decreto-legge 9 febbraio 2012, n. 5, convertito, con modificazioni, dalla legge 4 aprile 2012, n. 35, e' esteso alle imprese individuali (che presentano domanda di prima iscrizione) al registro delle imprese o all'albo delle imprese artigiane successivamente alla data di entrata in vigore (della legge di conversione) del presente decreto.
    2. Le imprese individuali attive e non soggette a procedura concorsuale, sono tenute a depositare, presso l'ufficio del registro delle imprese competente, il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro il 30 giugno 2013. L'ufficio del registro delle imprese che riceve una domanda di iscrizione da parte di un'impresa individuale che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, in luogo dell'irrogazione della sanzione prevista dall'articolo 2630 del codice civile, sospende la domanda (fino ad integrazione della domanda con l'indirizzo di posta elettronica certificata e comunque per quarantacinque giorni; trascorso tale periodo, la domanda si intende non presentata).


    )




Allegati


Non sono richiesti allegati.


Costi

La domanda di iscrizione e variazione del solo indirizzo PEC da parte delle società e delle imprese individuali è esente da imposta di bollo e da diritti di segreteria.

La comunicazione/variazione della PEC da parte del curatore è soggetta al pagamento del solo diritto di segreteria da 10,00 Euro.
La comunicazione/variazione della PEC da parte del commissario giudiziale e del commissario liquidatore è soggetta al pagamento del diritto di segreteria da 30,00 Euro e dell'imposta di bollo (Euro 65,00 per società di capitali, Euro 59,00 per società di persone, Euro 17,50 per imprese individuali).

La comunicazione/variazione della PEC da parte dei soggetti non obbligati è soggetta al pagamento del relativo diritto di segreteria e dell’imposta di bollo.



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